Được ví như mạch máu trong
cơ thể, tài chính đóng vai trò là nguồn sống cho doanh nghiệp. Vì lẽ đó kỹ năng
quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là một trong những tố chất quan trọng
nhất đối với CEO bởi khi nguồn tiền cạn kiệt cũng là lúc doanh nghiệp phá sản.
Vậy quản lý tài chính doanh nghiệp là gì và làm cách nào để quản lý hiệu quả?
Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ trả lời cho bạn những câu hỏi
trên.
Quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?
Trong kinh tế học, quản
lý tài chính doanh nghiệp (Financial Management) là việc lập kế hoạch, tổ chức,
chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động tài chính như: mua sắm, sử dụng quỹ tiền tệ
của doanh nghiệp vào các hoạt động cần thiết.
Quản lý tài chính doanh
nghiệp và tài chính kế toán là hai hoạt động gắn bó chặt chẽ với nhau, thể hiện
trong việc quản lý các báo cáo tài chính. Việc quản lý tài chính cần phải áp dụng
các nguyên tắc quản lý chung cho các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.
Quản lý tài chính là một
trong những công việc quan trọng hàng đầu của người đứng đầu bởi quản lý tài
chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận mà còn hỗ trợ
doanh nghiệp phát triển lớn mạnh.
Cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp đi đến
tình trạng phá sản hoặc nợ nần chồng chất do không biết cách quản lý tài chính,
bạn nên tham khảo các cách quản lý hiệu quả sau để giúp doanh nghiệp của mình
tránh khỏi các tổn thất không đáng có.
Quản lý tài chính kế toán có hệ thống
Việc quản lý tài chính
doanh nghiệp có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững nhất. Tất cả
các khoản vay, khoản thu chi, chi phí đầu tư, tiền lương,… cần phải được theo
dõi một cách chi tiết kỹ càng.
Sử dụng phần mềm quản
lý tài chính-kế toán là điều cần thiết nhất cho các doanh nghiệp quy mô lớn, hoặc
những doanh nghiệp muốn quản lý vấn đề tài chính của mình một cách chi tiết.
Thu chi rõ ràng
Các khoản thu chi của
doanh nghiệp cần phải được ghi chép lại cẩn thận. Ngoài ra, việc sở hữu kế hoạch
thu chi rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền chính xác hơn, tránh được tình trạng
thâm hụt ngân sách.
Để không mắc phải các
khoản nợ, nguyên tắc là bạn không nên chi tiêu nhiều hơn lợi nhuận mà doanh
nghiệp có được.
Đầu tư sinh lời
Liên tục đầu tư những
khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp vào những dự án sinh lời sẽ mang lại nhiều
lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn. Các khoản đầu tư hiệu quả với tỷ suất sinh lợi
cao sẽ tạo ra dòng tiền thu về rất lớn.
Cân bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lời
Một nhà quản lý tài
chính kỳ cựu chắc chắn sẽ biết cách cân bằng giữa rủi ro và lợi suất. “High
risk, high return”: mức rủi ro nhỏ sẽ tạo ra một khoản lợi nhuận nhỏ và mức rủi
ro lớn sẽ tạo ra một khoản lợi nhuận lớn. Nếu bạn muốn mang về cho doanh nghiệp
một khoản lợi nhuận lớn thì bạn cũng phải chấp nhận rủi ro lớn có thể sẽ xảy
ra.
Chú ý đến thuế
Bất kỳ những khoản sinh
lời nào cũng đều bị cơ quan nhà nước đánh thuế, vì thế việc xem xét và tính
toán kỹ các khoản đầu tư chịu ảnh hưởng của thuế ngay từ đầu là điều vô cùng cần
thiết.
Luôn có kế hoạch dự phòng
Mặc dù các phương án đã
có của bạn có tốt đến đâu thì những trường hợp rủi ro không lường trước vẫn có
thể xảy đến. Hãy trang bị cho mình nhiều phương án bằng các quỹ dự phòng, sử dụng
các dịch vụ bảo hiểm, để có thể dễ dàng vượt qua khủng hoảng bất ngờ như: đại dịch
Covid 19, làm ăn thua lỗ, lừa đảo, thiên tai, hỏa hoạn,…
Việc có thêm một phương
án B, C hoặc thậm chí D là điều mà hầu hết các nhà quản lý tài chính cần phải
làm.
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính
Theo khảo sát của các
chuyên gia tài chính thì có khoảng 95% các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng phần
mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình. Phần mềm quản lý tài chính
mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp có thể kể đến:
- Quản lý nguồn vốn hiệu
quả
- Dễ dàng quản lý nguồn
vốn và cơ cấu vốn
- Quản lý thu chi minh
bạch, rõ ràng
- Thanh toán đúng hạn
- Lập và phê duyệt kế
hoạch ngân sách nhanh chóng
- Phân bổ nguồn lực hợp
lý cho các hoạt động bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp
- Xác lập báo cáo, KPI hỗ
trợ việc kiểm soát chi tiết các hạng mục, tránh chi tiêu quá mức
- Hệ thống bảo mật cao
và an toàn
- Nhập liệu dễ dàng
nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho người sử dụng
Kỹ năng quản lý tài chính doanh nghiệp
Quản lý tài chính một
cách hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí đầu tư mà còn đảm bảo
luôn có sẵn nguồn vốn khi cần thiết. Đây là hoạt động liên quan đến việc phân bổ
các quỹ cần thiết để bộ máy vận hành của doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Dưới
đây là một số nguyên tắc cũng như phương pháp quản lý tài chính doanh nghiệp
dành cho bạn:
Luôn có quỹ dự phòng
Rất nhiều nhà quản lý
doanh nghiệp không chú ý đến việc xây dựng quỹ dự phòng, dẫn tới việc khi gặp
khủng hoảng thì không có nguồn tài chính “cứu cánh”. Đại dịch Covid-19 là một
ví dụ điển hình cho thấy chúng ta có thể gặp bất cứ khủng hoảng nào trong kinh
doanh mà không thể lường trước được.
Quỹ phòng sẽ là một khoản
tài chính vừa đủ để duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn, hoặc
để đầu tư vào các cơ hội tiềm năng, có một không hai.
Thông thường, các doanh
nghiệp sẽ trích một phần lợi nhuận để xây dựng quỹ dự phòng. Quỹ này sẽ đảm bảo
cho doanh nghiệp duy trì hoạt động bình thường từ 3 đến 6 tháng. Để xác có thể
định được số tiền cần thiết cho quỹ, hãy bắt đầu từ chi phí chia theo chi phí cố
định và chi phí thay đổi.
Lập kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh
rõ ràng và chi tiết sẽ cho biết doanh nghiệp đang ở đâu trong điều kiện thị trường
hiện tại và mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì. Về mặt tài chính, lập
kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn tài chính và các hoạt động kinh
doanh cần thiết nhằm thúc đẩy doanh thu. Đồng thời cho người quản lý doanh nghiệp
biết làm thế nào để có được nguồn vốn cần thiết để duy trì hoạt động kinh
doanh.
Việc phân bổ tài chính
hợp lý là điều cần thiết để doanh nghiệp đạt được thành công. Để làm được điều
này, quan trọng là phải biết doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trên thị trường,
lợi tức đầu tư là bao nhiêu, lợi nhuận đạt được là bao nhiêu…. Trả lời được những
câu hỏi này sẽ giúp CEO quản lý tài chính tốt hơn.
Giảm nợ
Một nguyên tắc không
kém phần quan trọng giúp quản lý tài chính trong doanh nghiệp hiệu quả đó là ưu
tiên giảm nợ. Nợ khó đòi có thể là áp lực và làm ảnh hưởng tới doanh thu, đến
các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Chính vì vậy,
doanh nghiệp không nên mang theo những khoản nợ khó đòi này từ năm này qua năm
khác. Thay vào đó, cần xóa sổ chúng để đảm bảo tình hình tài chính bền vững và ổn
định.
Dự báo dòng tiền
Hãy duy trì dự báo dòng
tiền chi tiết hàng ngày, theo từng mặt hàng, sản phẩm trên cơ sở luân phiên
trong 6 tháng tới. Đồng thời xác định xem có khoản thâm hụt nào hay không và lập
kế hoạch chi trả tất cả các khoản thâm hụt từ các quỹ khác hoặc bằng cách thu xếp
vốn lưu động.
Cập nhật báo cáo thường xuyên
Bên cạnh dự báo dòng tiền,
nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật báo cáo để có thể nắm
được các số liệu kinh doanh quan trọng. Mỗi tháng một lần, bạn nên đối chiếu
các khoản thu, chi, vay, tiền gửi, tiền lãi…nếu có phát sinh sẽ được xử lý
nhanh chóng.
Xem xét giá trị của tiền tệ
Trước khi quyết định đầu
tư một số tiền lớn thì bên cạnh việc tìm hiểu về lợi nhuận có thể mang lại,
doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thêm về giá trị thời gian của tiền tệ (tăng giảm)…
để phân bổ dòng tiền cho phù hợp.
Thuê dịch vụ bên ngoài để cắt giảm chi phí
Để tối thiểu hóa chi
phí hoạt động, bạn cũng có thể cân nhắc đến việc thuê dịch vụ bên ngoài để xử
lý các khoản báo cáo, thuế…thay vì cần tới một bộ phận kế toán độc lập (tuy
nhiên điều này chỉ áp dụng với các doanh nghiệp nhỏ với ít nhân sự).
Đầu tư vào công nghệ
Để giảm thiểu tối đa các
rủi ro từ các thao tác nhập tay thủ công và hạn chế về phân quyền, truy cập sử
dụng, việc đầu tư vào một giải pháp quản lý tài chính tổng thể là cần thiết với
các doanh nghiệp hơn bao giờ hết.
Cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định
(TSCĐ): bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong đó, bao gồm quản lý hiện vật,
quản lý chất lượng, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp và
thanh lý TSCĐ. Đây là một công việc khá khó khăn vì nó bao gồm cả các giải pháp
về phân định trách nhiệm quản lý, sử dụng, hạch toán khấu hao và cả quản lý về
mặt kỹ thuật, công nghệ.
Quản lý tài sản lưu động
(TSLĐ) và vốn lưu động: bao gồm việc nghiên cứu chuyển đổi của TSLĐ, cơ cấu và
phân loại TSLĐ, quản lý hàng tồn kho, trích lập và sử dụng quỹ dự phòng, thiết
lập các chính sách giảm giá sản phẩm tồn kho, mô hình chu chuyển vốn lưu động,
kỹ năng phân tích vòng quay vốn và hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Quản lý vốn bằng tiền:
bao gồm việc lập kế hoạch sử dụng tiền mặt (VNĐ và ngoại tệ), lập bản kế hoạch
vay, trả nợ, tổ chức, quản lý và kiểm soát các quỹ tiền mặt tại hội sở chính và
các chi nhánh, tổ chức việc giao dịch với các ngân hàng trong và ngoài nước,
thiết lập các chính sách an toàn tiền khi giao dịch thanh toán, đặc biệt là
giao dịch thanh toán điện tử.
Quản lý tín dụng thương
mại dịch vụ và quá trình tham gia vào thị trường tài chính: bao gồm việc quản
lý các phương thức kinh doanh, thu tiền, sử dụng phần mềm tín dụng thương mại dịch
vụ, quản lý chế độ vay nợ và thu nợ, vấn đề chi trả và mua bán dịch vụ thương mại,
sử dụng và quản lý các tiện ích liên quan đến tài chính.
Quản trị nguồn vốn của
doanh nghiệp: bao gồm việc quản lý các nguồn vốn tự có, nguồn tín dụng ngân
hàng và tín dụng thương mại, ngoài ra còn quản trị nguồn cổ phiếu và trái phiếu
công ty, nguồn từ lợi nhuận so với vốn dùng để tái đầu tư.
Quản lý việc ra quyết định
đầu tư: phân tích chi phí đầu tư là mô hình tính toán tiềm lực vốn, khả năng đầu
tư, nhất là đầu tư sản xuất kinh doanh quy mô lớn. Trong đó, phải đặc biệt chú
ý đến việc phân tích doanh lợi và phân tích sự rủi ro trong các hoạt động đầu
tư.
Quản lý rủi ro tài
chính bán hàng: nhận diện và xử lý các rủi ro tiềm tàng trong sản xuất, kinh
doanh, nhằm giảm thiểu thiệt hại.
Ngoài ra, phân tích tài
chính cũng là công cụ hữu hiệu trong giải pháp quản trị tài chính doanh nghiệp.
Việc phân tích giúp người chủ doanh nghiệp nhìn nhận đúng đắn thực trạng tài
chính, những yếu tố tích cực và tiêu cực, thông qua tính toán và phân tích khoa
học. Từ đó có thể nhận biết được nguyên nhân và tìm ra các giải pháp phát huy
điểm mạnh, hạn chế các điểm yếu, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.
Những lưu ý khi quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ
Việc quản lý tài chính
doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị xem nhẹ. Một lý do được đưa ra là chủ doanh
nghiệp nhỏ thường bị quá tải với nhiều công việc, do đó họ có rất ít thời gian
để quản lý tài chính hoặc nếu có thì cũng làm không được tốt.
Theo thực tế cho thấy,
có tới 80% doanh nghiệp ở mọi quy mô, nếu không quản lý tốt dòng tiền thì đều
kinh doanh không thành công hay thậm chí phá sản.
Dưới đây là những cách
cơ bản giúp chủ các doanh nghiệp nhỏ quản lý hiệu quả nguồn tài chính của mình:
- Đăng ký tham gia một
lớp kế toán cơ bản trước khi bước chân vào con đường kinh doanh. Kiến thức học
được từ khóa học đó sẽ giúp bạn quản lý sổ sách của công ty, tránh trường hợp bị
nhân viên kế toán qua mặt.
- Trước khi bắt đầu
kinh doanh, nên tìm một kế toán thành thạo về loại hình kinh doanh mà bạn định
tham gia và thường xuyên trao đổi, tham khảo ý kiến của người này. Điều đó sẽ
giúp bạn biết đâu là những chi tiết cần quan tâm và đâu là những điều cần tránh
khi quản lý tài chính.
- Đầu tư vào công nghệ
không bao giờ là lãng phí vì vậy hãy chọn phần mềm quản lý tài chính tốt nhất
cho doanh nghiệp của mình.
- Khi doanh nghiệp mới
bắt đầu hoạt động, công việc quản lý tài chính chưa nhiều và khó khăn thì nhà
quản lý nên theo dõi sổ sách và thực hành những lý thuyết kế toán đã được học.
- Ngay từ đầu, nhà quản
lý nên thiết lập các biện pháp chống gian lận, thiếu trung thực. Các biện pháp
này bao gồm việc thiết lập các chính sách kiểm tra và kiểm soát nội bộ.
- Một lưu ý quan trọng
là đừng bỏ qua các báo cáo hàng tháng từ ngân hàng. Đều đặn hàng tháng, nhà quản
lý nên đối chiếu số dư tiền vay, tiền gửi và tiền lãi với báo cáo đó.
- Việc báo cáo dòng tiền
hàng tháng cần được cập nhật và theo dõi thường xuyên, đúng hạn.
- Để tinh giản bộ máy
nhân sự cho doanh nghiệp, nhà quản lý có thể thuê dịch vụ bên ngoài.
- Nhà quản lý nên xây dựng
báo cáo tài chính hàng tháng để thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ phát triển
của công việc kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các kế hoạch cần thiết.
- Tài khoản dùng để kinh
doanh không nên gộp chung tài khoản cá nhân để minh bạch dòng tiền.
Nguồn: KienThucKinhDoanh.com
