Làm việc nhóm là hoạt động thường
xuyên và không kém phần quan trọng trong quá trình học tập, làm việc của cả học
sinh, sinh viên lẫn người đã đi làm. Hầu hết tất cả các ngành nghề hiện nay đều
yêu cầu ứng viên có kỹ năng này nhằm phục vụ công việc chung được hiệu quả. Vậy
để hiểu rõ hơn tầm quan trọng và cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, hãy cùng
mình theo dõi bài viết này nhé!
I. Kỹ năng làm
việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (hay teamwork skills) là khả năng hợp tác,
làm việc chung với một nhóm người có thể là bạn bè, đồng nghiệp,... nhằm mục
tiêu đạt được kết quả tốt nhất cho công việc chung. Cụ thể kỹ năng làm việc
nhóm sẽ bao gồm việc các thành viên đóng góp ý kiến, giúp đỡ, hỗ trợ nhau khi
thực hiện công việc. Hiện nay, kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng mềm quan
trọng nhất mà các công ty quan tâm khi tuyển dụng nhân viên.
II. Tầm quan
trọng của kỹ năng làm việc nhóm
- Cải thiện kỹ
năng giao tiếp giữa các thành viên: Khi làm việc nhóm, điều không
thể thiếu đó chính là sự giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Mọi người sẽ
thường dành nhiều thời gian để trao đổi, nói chuyện thông qua các cuộc họp,
hoặc những buổi brainstorm. Thông qua đó giúp cho mỗi thành viên trong
nhóm cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân. Ngoài ra, đây cũng là
cơ hội để những người cùng làm việc chung tìm hiểu, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau
khi gặp khó khăn trong quá trình thực hiện công việc.
- Giải quyết vấn đề và tăng năng suất công việc: Có câu
tục ngữ: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” nhằm thể
hiện tinh thần và kết quả khi làm việc nhóm. Bởi vì mỗi người sẽ có những điểm
mạnh và góc nhìn riêng. Khi tập hợp lại với nhau, vấn đề sẽ được nhìn nhận sâu
sắc, khách quan và dưới nhiều góc độ hơn. Nhờ thế mà mọi người sẽ cảm thấy dễ
dàng hơn trong việc đưa ra các giải pháp cho vấn đề đó. Ngoài ra, khi công việc
được phân chia cho nhiều người thì năng suất công việc sẽ được tăng lên đáng kể
so với khi bạn làm việc một mình.
(Xem thêm: Thuê xe Limousine TPHCM)
- Thúc đẩy sự sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn: Những ý tưởng
hay và thành công thường là kết quả của sự đóng góp, nhận xét và cho ý kiến từ
nhiều người. Khi một ý tưởng mới được đưa ra, chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề mà
người nghĩ ra nó chưa hình dung đến. Đó là lúc các thành viên trong nhóm đưa ra
góc nhìn và quan điểm của mình nhằm hoàn thiện ý tưởng một cách toàn diện. Nhờ
những ý kiến đóng góp đó, mà cả nhóm có thể loại bỏ những ý tưởng chưa tốt để
đưa ra quyết định đúng đắn nhất cho công việc chung.
- Rèn luyện tính kỷ luật: Khi làm việc
chung với nhiều người thì chắc chắn sẽ không thoải mái, tự do như khi làm việc
một mình. Bạn phải tôn trọng quy định chung cũng như hoàn thành đúng yêu cầu,
tiến độ mà cả nhóm đã đặt ra. Tuy nhiên, đó là một điều tốt vì nó có thể rèn
luyện cho các thành viên tính kỷ luật, thái độ làm việc chuyên nghiệp.
III. Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm
- Kỹ năng giao
tiếp: Giao tiếp là một kỹ năng cơ bản nhất khi bạn làm việc
nhóm. Bạn cần phải học cách trò chuyện sao cho lịch sự, tinh tế cũng như trình
bày ý tưởng sao cho đồng đội dễ hiểu và tiếp thu nhất. Điều này sẽ tạo thiện
cảm và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm.
- Kỹ năng giải quyết xung đột: Khi làm việc
nhóm thì những xung đột xảy ra là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi nhờ những
cuộc tranh luận đó mà cả nhóm đưa ra được quyết định tốt nhất. Vì vậy, bạn
không nên né tránh mà phải học cách giải quyết các xung đột thật triệt để, hiệu
quả và lành mạnh nhất nhé!
- Kỹ năng quản lý thời gian: Khi làm việc nhóm thì
những cuộc họp chung là điều tất yếu, đôi khi diễn ra rất thường xuyên. Do đó,
bạn cần sắp xếp thời gian của mình sao cho đảm bảo có thể tham gia nhiều nhất.
Bên cạnh đó, cũng phải quản lý thời gian hoàn thành công việc được giao để
không làm ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm.
- Kỹ năng tư duy phản biện: Trong các cuộc họp chung,
bạn sẽ nhận ra câu “9 người 10 ý” là hoàn toàn chính xác. Mỗi người đều sẽ có
những quan điểm, ý tưởng hay sáng kiến riêng và mong muốn được công nhận. Do
vậy, bạn cần phải có khả năng tư duy phản biện để bảo vệ các ý kiến của mình
nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, hoặc sẽ mang lại hiệu quả cho dự án.
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục: Mỗi ý
tưởng đưa ra thì bạn sẽ phải thuyết phục các thành viên còn lại rằng đó là ý
tưởng hay, độc đáo và không có lỗ hổng. Nếu mọi người bị thuyết phục bởi bạn
thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng đó. Ngoài ra, khi phân chia
công việc, nếu bạn cảm thấy chưa hợp lý và công bằng thì cần phải đàm phán lại
với leader để được không bị thiệt thòi khi làm việc.
- Kỹ năng ra quyết định: Đây là kỹ năng quan trọng khi
làm việc nhóm, nhất là đối với người nhóm trưởng hay còn gọi là leader.
Sau khi tổng hợp ý kiến của các thành viên thì người nhóm trưởng phải nghĩ đến
mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhằm đưa ra quyết định
mang tính đúng đắn nhất. Điều đó là không dễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả
chung của cả nhóm. Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo, xem xét mọi khía
cạnh, góc nhìn khi đưa ra quyết định.
- Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch: Khi mọi ý kiến
đã được thống nhất thì cả nhóm phải lên một kế hoạch triển khai và phân chia
nhiệm vụ. Kế hoạch đưa ra phải hoàn hảo và việc phân chia, sắp xếp công việc
cho mỗi người cũng phải hợp lý, logic. Đây là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần
học hỏi và trau dồi.
- Khả năng lãnh đạo và hợp tác: Kỹ năng
lãnh đạo chủ yếu dành cho người nhóm trưởng. Lãnh đạo ở đây không chỉ là
định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét, góp ý sửa đổi cho các thành viên. Mà
còn lại kỹ năng động viên, tạo động lực cho cả nhóm cùng hợp tác, làm việc một
cách hiệu quả và thoải mái nhất. Ngoài nhóm trưởng thì các nhóm viên cũng nên
trau dồi kỹ năng này nếu tương lai muốn trở thành người lãnh đạo tốt.
IV. Rèn luyện và cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
- Đặt ra sứ
mệnh và mục tiêu chung: Để tất cả các thành viên làm việc một
cách hiệu quả, đóng góp vào sự thành công của nhóm thì cần phải đặt ra một mục
tiêu chung. Mọi người sẽ phải luôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu đó khi thực hiện
công việc. Đôi khi phải ưu tiên cho mục tiêu nhóm trên cả mục tiêu của cá nhân
để đảm bảo tiến độ và kết quả công việc chung.
- Lắng nghe ý kiến người cùng nhóm: Kỹ năng
lắng nghe là một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp hoàn thiện ý tưởng, công
việc của nhóm cũng như bản thân được cải thiện hơn. Bạn nên học cách lắng nghe,
tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội và sửa đổi, cải thiện nếu thấy
hợp lý. Bởi vì người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm chưa tốt và đưa
ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá. Vì vậy hãy sẵn sàng lắng
nghe nhé!
- Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ: Mỗi thành viên
trong nhóm sẽ có những điểm mạnh riêng trong các mảng, vì vậy cần phân chia
nhiệm vụ một cách phù hợp. Khi đã được nhận nhiệm vụ cụ thể, đúng chuyên môn
thì từng cá nhân sẽ thực hiện công việc tốt, đóng góp cho sự thành công của cả
nhóm. Để làm được điều đó, người leader phải nắm được khả năng và điểm mạnh của
mỗi người để có sự phân công hợp lý.
- Cân bằng khối lượng công việc: Công
việc cần phải phân chia một cách công bằng, đồng đều khối lượng cho các thành
viên trong nhóm. Tránh trường hợp chia cho người này ít nhưng người kia lại
nhiều vì sẽ tạo môi trường làm việc không công bằng, lành mạnh, khiến mọi người
không thỏa lòng khi làm việc.
- Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết: Luôn nhớ
rằng khi làm việc nhóm, mọi người không phải đối thủ mà là đồng đội, là những
người bạn của nhau. Vì thế hãy luôn cổ vũ tinh thần đoàn kết, cùng nhau vượt
qua khó khăn trong công việc và cố gắng hoàn thành mục tiêu chung. Đó là tinh
thần mà bất kỳ đội, nhóm nào cũng cần phải có.
- Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau: Bạn chắc chắn
sẽ gặp rất nhiều thành viên trong nhóm có tính cách và cá tính khác nhau. Nếu
muốn tạo được môi trường làm việc lành mạnh, vui vẻ thì mỗi người phải hiểu và
tôn trọng lẫn nhau, không nên có thành kiến về đặc điểm của ai đó trong nhóm.
Bên cạnh đó, hãy tin tưởng vào khả năng của người khác. Khi cảm thấy mình được
người khác tin tưởng thì đó là một động lực lớn để bản thân hoàn thành tốt công
việc hơn,
- Có trách nhiệm với công việc được giao: Sự thành
công của nhóm là tập hợp công việc và sự nỗ lực của tất cả thành viên. Nếu một
người nào đó không hoàn thành tốt thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Vì vậy,
hãy có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao thật tốt trong thời gian quy
định.
- Khuyến khích phát triển cá nhân: Mỗi cá nhân
trong nhóm cần phải được tạo cơ hội để phát triển năng lực cá nhân. Trong vai
trò một trưởng nhóm, nếu bạn nhận thấy một người có khả năng làm tốt ở công
việc nào đó thì hãy giao nhiệm vụ cũng khuyến khích họ phát triển nhiều hơn
trong tương lai.
- Ghi nhận và khen thưởng công bằng: Sự công nhận
và khen thưởng là một động lực lớn giúp mỗi người có thể phát huy hết khả năng
của bản thân. Không cần phần thưởng lớn hay giấy khen, đôi khi bạn chỉ cần gửi
tới các thành viên một lời ghi nhận công sức hoặc khen thưởng đơn giản cũng đã
giúp mọi người nâng cao tinh thần làm việc và cống hiến rồi đấy!
- Đưa ra và tiếp nhận lại phản hồi tích cực: Khi bạn nhận
thấy có điều gì đó cần sửa đổi trong ý tưởng hay công việc của bất kỳ thành
viên nào trong nhóm thì hãy cứ mạnh dạn trình bày. Tuy nhiên, phải chú ý sử
dụng những lời nói nhẹ nhàng, lịch sự, tích cực với mong muốn công việc được
hoàn thành tốt nhất. Bên cạnh đó, nếu bạn ở vị trí của người nhận phản hồi thì
cũng cần phải dũng cảm đối mặt, vui vẻ tiếp nhận góp ý để xem xét nhé!
- Phát hiện xung đột và xử lý từ sớm: Trong một cuộc
họp hay trong quá trình làm việc chung, nếu bạn cảm thấy có dấu hiệu xảy ra
xung đột thì hãy giải quyết nó ngay, tránh để xung đột nổ ra lớn hơn về sau.
Tốt nhất là mọi người hãy cùng nhau ngồi lại, bình tĩnh, lắng nghe và giải
quyết vấn đề một cách nhẹ nhàng nhất có thể.
- Tránh quản lý vi mô: Đây là điều mà một người trưởng
nhóm cần lưu ý. Có thể nhóm trưởng là người giỏi nhất, có khả năng nhất trong
nhóm. Tuy nhiên, hãy tin tưởng đồng đội của mình, đừng quá theo sát từng công
việc chi tiết mà hãy để mọi người được thoải mái sử dụng khả năng, sự sáng tạo
của mình trong công việc. Việc quản lý vi mô có thể gây phản tác dụng cho kết
quả chung.
V. Sai lầm
trong việc tổ chức hoạt động nhóm
1. Quá nể nang các mối quan hệ
Bạn nên nhớ rằng dù mối quan hệ giữa bạn bè, đồng nghiệp là điều
rất quý giá. Tuy nhiên khi làm việc nhóm thì bạn phải đặt hiệu quả công việc
lên hàng đầu. Không phải là bỏ qua hoàn toàn sự tôn trọng lẫn nhau nhưng bạn
phải thẳng thắn góp ý, tranh luận nếu cần thiết. Chúng ta không nên lẫn lộn
giữa tình cảm cá nhân và sự tôn trọng nhau trong nhóm.
2. Thứ nhất
ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Một lỗi thường gặp trong khi làm việc nhóm đó là không có chính
kiến mà chỉ luôn đồng ý một cách dễ dàng với ý kiến của người khác. Đôi khi là
bên ngoài đồng ý nhưng bên trong chưa hiểu rõ được hoặc không tán thành với ý
kiến đó. Điều này sẽ khiến cả nhóm không tìm được nhiều khía cạnh và góc nhìn
riêng cho vấn đề cần giải quyết. Bên cạnh đó, có thể xảy ra tình trạng nhóm
không hiểu ý nhau, mỗi người làm theo một hướng và tạo sự thụ động cho bản thân
người đó.
3. Đùn đẩy
trách nhiệm cho người khác
Vấn đề này xảy ra khi có sự phân chia không rõ ràng trong công
việc của mỗi người. Người này nghĩ người khác làm, và người khác thì lại không
nghĩ đây là nhiệm vụ của mình. Cho đến khi gần hết thời gian rồi mới đùn đẩy
trách nhiệm cho nhau. Hoặc một trường hợp nữa là mọi người không muốn nhận công
việc nên đưa ra những lý lẽ nhằm né tránh nó. Đây là điều không nên có trong
nhóm làm việc của bạn.
4. Không
chú ý đến công việc của nhóm
Khi làm việc chung sẽ có một số thành viên khá lơ đễnh, không
tập trung đến công việc của nhóm mà chỉ chờ cho đến khi phân chia việc cho
mình. Điều này dẫn đến việc họ sẽ thực hiện không đúng theo định hướng của cả
nhóm, khiến hiệu quả công việc đi xuống. Bên cạnh đó, cũng có trường hợp vì ý
kiến của bản thân không được nhóm lựa chọn nên không thèm nghe và đóng góp cho
nhóm nữa. Đó là thái độ mà bất cứ người nào cũng nên tránh khi làm việc nhóm.
VI. Nổi bật kỹ
năng làm việc nhóm với nhà tuyển dụng
1. Đối với CV xin việc
CV là nơi đầu tiên bạn có thể cho nhà tuyển dụng tương lai
thấy kỹ năng làm việc nhóm của mình. Ghi lại các đội, nhóm mà bạn đã tham gia
từ các tình huống trong công việc hoặc các hoạt động cá nhân. Tóm tắt cách bạn
đã đóng góp cho các đội, nhóm này và đạt được mục tiêu như thế nào.
(Xem thêm: Gia công Puly)
Nếu bạn đang viết thư xin việc, hãy nghĩ về cách bạn có thể thể hiện
tinh thần đồng đội khi nói về những thành tích và kinh nghiệm làm việc nhóm của
bạn. Hãy thể hiện rằng bạn đã có sự góp sức, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc để
tạo nên sự thành công của cả nhóm. Đây là một ví dụ về thành tích cho thấy bạn
có tinh thần đồng đội: “Làm việc như một thành viên của nhóm, giúp sắp xếp lại
bộ phận thực phẩm của một cửa hàng bán lẻ để tạo ra trải nghiệm mua sắm thoải
mái hơn cho khách hàng.”
2. Thể hiện
trong buổi phỏng vấn
Thể hiện kỹ năng làm việc nhóm của bạn trong một cuộc phỏng vấn tuyển dụng có thể
rất khó. Bạn thường chỉ tham gia phỏng vấn một mình nên chỉ có thể chứng minh
cho nhà tuyển dụng thấy năng lực dựa vào các ví dụ về kinh nghiệm đã tích lũy
trước đó. Nếu bạn có thể tham gia vòng thi làm việc nhóm hoặc cuộc phỏng vấn
nhóm, đó là cơ hội tuyệt vời để bạn thể hiện và tỏa sáng với các kỹ năng làm
việc nhóm của mình.
