Với vai trò chủ doanh nghiệp, việc bạn tham gia vào mọi hoạt động trong doanh nghiệp của mình là rất quan trọng. Tuy thế, điều đó không có nghĩa bạn là chuyên gia trong mọi lĩnh vực. Người chủ doanh nghiệp có thể làm rất tốt việc lập chiến lược hoặc các việc liên quan đến khách hàng, nhưng nhiều người lại gặp khó khăn lớn về công việc kế toán.
Những sai lầm về tài chính có
thể gây những ảnh hưởng tiêu cực: làm chậm tăng trưởng, ảnh hưởng xấu đến lợi
nhuận của doanh nghiệp, gây tắc nghẽn dòng tiền, thu hút sự chú ý không cần
thiết của cơ quan thuế, hoặc ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp với các
nhà cung cấp, khách hàng và với cả nhân viên.
Để tránh được những kịch bản không lấy
gì làm hấp dẫn ấy, dưới đây là 10 sai lầm về kế toán mà các chủ doanh nghiệp
thường mắc phải, và lý do mà những sai lầm này – cho dù là vô ý – có thể vô
cùng nguy hiểm đối với doanh nghiệp.
1. Chậm trễ
trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán
Chủ doanh nghiệp nhỏ luôn luôn thiếu
thời gian, đặc biệt khi hàng ngày bạn luôn có hàng tá việc cần giải quyết ngay.
Bỗng nhiên, hàng tháng trời đã trôi qua mà bạn không thực hiện chút nào việc
ghi chép sổ sách kế toán hoặc đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo
cáo, sổ phụ ngân hàng, tài khoản thuế hay các tài khoản tài chính khác. Điều
này có nghĩa là báo cáo tài chính và các báo cáo khác của bạn không hề cập
nhật; và khi thiếu thông tin đầy đủ và kịp thời thì rất khó để ra các quyết
định kinh doanh hợp lý.
(Xem thêm: Hóa đơn điện tử NewCA)
Ví dụ, quyết định tiêu tiền khi không
đủ thông tin có thể dẫn đến việc số dư bị âm hoặc giảm lợi nhuận bởi có những
hoá đơn không được biết đến. Việc không cập nhập số liệu tài chính cũng có thể
dẫn đến trục trặc với nhà cung cấp do có những hoá đơn bị lờ đi, khiến bạn gặp
khó khăn khi muốn nhập thêm nguyên vật liệu, hoặc ảnh hưởng xấu đến chỉ số tín
dụng của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.
2. Không biết
cách sử dụng phần mềm kế toán
Trong lúc bù đầu với việc thành lập
doanh nghiệp, một số chủ doanh nghiệp có thể đã bỏ qua việc học cách sử dụng
phần mềm kế toán mà họ đã lựa chọn. Khi không biết phần mềm mình chọn có những
chức năng gì và có thể giúp bạn những gì, bạn có thể dễ dàng làm sai hoặc bỏ
qua một số chức năng hữu ích. Việc thiết lập hệ thống phần mềm không chuẩn cũng
có thể dẫn đến việc không sử dụng hết khả năng báo cáo của phần mềm, dẫn tiếp
đến việc không thu thập đủ thông tin, khiến việc ra quyết định không được tối
ưu.
3. Không coi
các báo cáo là công cụ
Kế toán không chỉ là công cụ cho việc
nhập dữ liệu tài chính để hoàn thành nghĩa vụ thuế, hoặc để nói cho bạn biết
bạn có bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng. Hơn thế, kế toán là một cơ chế
vô cùng hữu ích trong việc cung cấp câu trả lời cho câu hỏi về việc chiến lược
của người chủ doanh nghiệp có tốt và hiệu quả hay không.
Vì thế, sẽ là sai lầm lớn nếu bạn
không sử dụng hết những báo cáo kinh doanh có thể có được từ các số liệu tài
chính, bao gồm báo cáo công nợ quá hạn, báo cáo các khoản phải trả quá hạn, và
báo cáo về lợi nhuận của doanh nghiệp. Các báo cáo này có thể chỉ ra vấn đề
đang nằm ở đâu, bao gồm việc xác định những khách hàng nào đang chậm thanh
toán, từ đó quản trị được dòng tiền. Nếu thiếu những báo cáo quá hạn này, chủ
doanh nghiệp sẽ không biết khách hàng nào đang thanh toán trễ, và có thể bỏ lỡ
những khách hàng đang không hài lòng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà doanh
nghiệp cung cấp.
4. Lẫn lộn tài
chính doanh nghiệp cá nhân
Một trong những lỗi phổ biến mà các
chủ doanh nghiệp thường mắc phải là lẫn lộn tài chính của công ty với tài chính
cá nhân. Hãy duy trì các tài khoản này riêng biệt và hoàn toàn độc lập với
nhau, để có thông tin chính xác về những gì được dùng cho công việc kinh doanh
và những gì là dùng cho mục đích cá nhân.
Ví dụ, cơ quan thuế có thể hiểu rằng
một số bữa ăn trong một tháng có thể liên quan đến công việc kinh doanh, nhưng
những vé xem phim hoặc các đĩa nhạc thể hiện trên sao kê tài khoản của công ty
hẳn là sẽ không được chấp nhận. Hơn thế nữa, công việc kinh doanh có thể bị ảnh
hưởng vì một lượng tiền của công ty đã được lấy ra dùng cho đời sống riêng của
người chủ thay vì để tái đầu tư phát triển doanh nghiệp.
Vì vậy, tốt hơn hết là duy trì các tài
khoản riêng rẽ, giúp người chủ doanh nghiệp nhìn công việc kinh doanh của mình
như một thực thể độc lập, thay vì là một máy ATM. Việc này, xét trên dài hạn,
sẽ giúp công ty phát triển và cũng giúp cho người chủ có thu nhập tốt hơn.
5. Không giữ
lại các hóa đơn
Bất kế các hoá đơn là dạng điện tử hay
hoá đơn giấy, chúng đều cần được lưu lại. Các hoá đơn chứng từ là rất cần thiết
cho việc khắc phục bất kỳ sự thiếu sót hay nhầm lẫn nào trong ghi chép sổ sách
kế toán, và chúng cũng vô cùng có ích cho việc tính chi phí được loại trừ và
giảm thuế khi đến thời gian quyết toán.
Quan trọng hơn nữa, khi cơ quan thuế
kiểm tra, hoá đơn chứng từ sẽ là bằng chứng cho các con số trên báo cáo tài
chính. Nếu thiếu hoá đơn chứng từ, cơ quan thuế có thể không công nhận việc
khấu trừ chi phí, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn, thậm chí có thể dẫn đến
phạt.
6. Tính toán sai
Trong lúc vội vàng ghi nhận sổ sách
sau một ngày dài, lỗi tính toán có thể dễ dàng xảy ra, ngay cả khi bạn dùng các
giải pháp tính toán tự động. Việc tính toán sai cũng có thể là kết quả của việc
ghi nhận thông tin vào nhầm tài khoản, hoặc đơn giản là gõ nhầm.
Khi lỗi này kết hợp với lỗi số 1 ở
trên, thảm hoạ tài chính có thể không xa, vì những lỗi tính toán sai này có thể
bị lờ đi hàng nhiều tháng trời nếu chúng không được thường xuyên kiểm tra. Bỗng
nhiên, một lỗi tính toán dẫn tới cả loạt sai sót về kế toán, dẫn đến những vấn
đề lớn hơn nữa.
7. Chỉ tập
trung vào ngắn hạn
Với vô số công việc hàng ngày của việc
vận hành một doanh nghiệp, bạn rất dễ chỉ chú tâm đến ngắn hạn và hoàn toàn
quên mất hình dung về tương lai. Kế toán, tuy thế, không chỉ là việc ghi chép
sổ sách hiện tại. Kế toán còn là dự báo về tăng trưởng tương lai và nhìn ra
những rủi ro về tài chính phát sinh từ những quyết định tài chính hiện tại.
Với nhu cầu dự đoán trước tương lai,
có rất nhiều vấn đề cần xem xét, bao gồm các vấn đề kế toán dài hạn và các cơ
hội tăng trưởng cho công ty. Bạn cũng nên chú ý tới các vấn đề về hoạt động, ví
dụ như cần bổ sung nhân sự kế toán để đảm bảo công việc khi quy mô công ty mở
rộng.
8. Thuê nhân
sự không phù hợp
Cho dù nhân viên kế toán là một thành
viên gia đình, là một nhân viên mới trong văn phòng, hay chính người chủ doanh
nghiệp tự thuê mình để làm công việc kế toán, thì nhân sự không đủ năng lực sẽ
gây nên những vấn đề tài chính lớn hơn là việc ra quyết định không tối ưu. Thật
ra, việc cố gắng tiết kiệm tiền thuê nhân viên kế toán, hoặc mong muốn giúp đỡ
người thân, có thể dẫn tới việc bị kiểm tra hoặc bị phạt. Việc sử dụng nhân sự
không đủ năng lực có thể gây những hậu quả lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.
Việc này có thể xảy ra khi nhân sự
được thuê không biết cách phân loại đúng chi phí, không biết cách ghi nhận sổ
sách, không hiểu biết về luật thuế, bao gồm cả việc cái gì được ghi nhận vào
chi phí doanh nghiệp và cái gì thì không.
Người làm kế toán chuyên nghiệp có thể giúp người chủ doanh nghiệp tránh dược
những sai sót nghiêm trọng này. Việc còn lại của người chủ doanh nghiệp chỉ còn
là nắm được những yêu cầu đối với nhân sự kế toán, để có thể tuyển được người
có đủ năng lực và phù hợp nhất.
9. Nghĩ rằng
công nghệ luôn là giải pháp
Bỏ nhiều tiền để đầu tư công nghệ
không phải là phương án đảm bảo tránh được những sai lỗi về kế toán. Dù gì đi
nữa, bạn vẫn phải biết cách sử dụng công nghệ một cách đúng đắn. Hơn nữa, không
phải mọi giải pháp công nghệ đều được tạo ra như nhau hoặc đều phù hợp với
doanh nghiệp cụ thể.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ không cần
đầu tư rất nhiều tiền cho một hệ thống kế toán quản trị đắt đỏ, mà có thể sử
dụng một hệ thống nhỏ hơn, vận hành tốt với những báo cáo tài chính đơn giản
hơn. Bạn có thể nâng cấp hệ thống này khi doanh nghiệp của bạn lớn lên. Vì thế,
bạn nên lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Lúc
này, việc lên kế hoạch tốt, suy nghĩ mang tính chiến lược và một chút thời gian
tìm hiểu sẽ là rất hữu ích để đảm bảo rằng giải pháp công nghệ không trở thành
một sai lầm khác về tài chính.
10. Không tìm
kiếm sự giúp đỡ
Là người chủ doanh nghiệp, rất khó để
thừa nhận rằng mình không mặc vừa chiếc áo Superman hay Wonder Woman, nhưng có
những tình huống mà không tìm kiếm sự giúp đỡ về mặt chuyên môn lại là một sai
lầm nghiêm trọng. Không có gì đáng ngại khi phải thừa nhận rằng bạn không phải
là chuyên gia trong lĩnh vực kế toán.
